Cosa stiamo costruendo adesso

Finora DocuTract ha fatto molto bene un solo lavoro: crei un modello una volta, carichi le scansioni e ricevi un documento finito con una fonte registrata per ogni valore. Quel lavoro resta esattamente com'è. Nelle prossime versioni cambierà tutto ciò che sta attorno, perché è lì che il tempo se ne va davvero.

Ci siamo fatti una domanda semplice: dopo che un documento è stato generato, cosa fa ancora una persona a mano? Le risposte sono diventate le sette funzionalità qui sotto. Le rilasceremo una alla volta, ciascuna con un articolo come questo e una nuova sezione nel centro assistenza.

1. Raccogliere i documenti dal cliente

Oggi le scansioni le carichi tu. Presto potrai invece inviare al cliente un link monouso: lo apre nel browser, trascina i suoi documenti e i file arrivano nella tua area di lavoro già collegati alla pratica giusta. Nessun account necessario da parte sua, nessuna foto in arrivo da tre app di messaggistica diverse. Il link scade, si può revocare e accetta solo i formati che siamo davvero in grado di leggere.

2. Pratiche: un solo set di scansioni, più documenti

Un singolo affare raramente richiede un solo documento. Una locazione richiede il contratto stesso, un verbale di consegna e spesso una fattura, tutti compilati dalla stessa manciata di scansioni. Una pratica li raggruppa: carichi i documenti una volta e ogni modello della pratica legge gli stessi valori verificati. Correggi una data in un punto ed è giusta ovunque.

3. Controlli incrociati tra documenti

Quando due scansioni non concordano, di solito è il momento in cui un errore passerebbe inosservato. Il nome sulla visura non corrisponde a quello sul certificato, l'importo nell'estratto conto contraddice il term sheet, una data cade fuori dal periodo. Invece di sperare che qualcuno se ne accorga, DocuTract confronterà i valori tra i documenti di una pratica e mostrerà le discrepanze prima che tu generi qualsiasi cosa.

4. Un'anagrafica delle parti

Lo stesso locatore, la stessa società, le stesse coordinate bancarie, digitati di nuovo per ogni nuovo affare. Un'anagrafica delle parti li conserva una volta sola: scegli una parte e i suoi campi si compilano dalla scheda, mentre le scansioni continuano a compilare tutto ciò che è specifico di questa pratica. Ogni documento generato tiene l'anagrafica aggiornata senza che tu debba pensarci.

5. Blocchi condizionali e versioni dei modelli

I contratti reali non sono testo fisso. Una clausola compare solo quando c'è un deposito cauzionale; un paragrafo sugli animali domestici va in alcune locazioni e non in altre. I blocchi condizionali permettono a un modello di includere una sezione in base ai dati, invece di costringerti a mantenere cinque modelli quasi identici. E poiché i modelli cambiano, ognuno conserverà la propria cronologia delle versioni, così un documento generato il mese scorso si potrà sempre spiegare.

6. Collegare DocuTract ai tuoi sistemi

Alcuni di voi hanno già un CRM, un portale o uno script che sa quando serve un documento. Un'API pubblica, webhook che si attivano quando un documento è pronto ed esportazioni dei valori estratti permetteranno a DocuTract di inserirsi in quel flusso invece di starne a fianco. L'invio del documento finito per la firma fa parte della stessa versione.

7. Generazione in lotti

Lo stesso modello, trenta set di dati diversi: trenta contratti di lavoro, trenta avvisi, trenta certificati. La generazione in lotti prende una tabella di valori o una cartella di pratiche e produce l'intera pila in un'unica esecuzione, con un resoconto chiaro di cosa è andato a buon fine e cosa richiede l'intervento di una persona.

Come arriveranno

Ogni funzionalità è una versione a sé. Quando una viene rilasciata, troverai:

• un articolo qui che spiega cosa fa e come appare nell'interfaccia,
• una nuova sezione nel centro assistenza con le istruzioni passo passo,
• e la funzionalità stessa, attiva nella tua area di lavoro.

Nulla di questo elenco cambia il funzionamento di base o ciò che già paghi. Se una di queste sette ti interessa più delle altre, faccelo sapere dalla pagina dei contatti e salirà nella coda.