Invia un link invece di rincorrere i file

Fino a oggi DocuTract partiva un passo troppo tardi. Prima di poter compilare qualcosa, qualcuno doveva raccogliere le scansioni: una foto in un messenger, un PDF allegato a una mail, una seconda copia della stessa pagina perché la prima era illeggibile. Il prodotto faceva la sua parte in pochi secondi, dopo una mattinata di lavoro amministrativo in cui non aveva alcun ruolo.

Ora questo passaggio è dentro il prodotto.

Chiedi, e il cliente invia

Apri il documento che stai preparando e fai clic su Chiedi i documenti al cliente. DocuTract crea un link privato, e l'azione finisce lì: copialo, invialo per mail, chat o messenger, e passa ad altro.

Il pannello resta accanto al documento. Mostra il link, quanti file sono arrivati rispetto al limite e il giorno in cui smette di funzionare, così capisci a colpo d'occhio se il cliente ha fatto la sua parte senza dovergli scrivere per chiederlo.

Cosa vede davvero il cliente

Una pagina, nella lingua in cui stavi lavorando, e nient'altro. Nessun account, nessuna registrazione, nessuna app. I documenti da inviare, un comando di caricamento per ciascuno e una riga che indica quali formati leggiamo.

I file già inviati sono contrassegnati come ricevuti, così nessuno invia due volte la stessa pagina. La maggior parte dei clienti la apre sul telefono, fotografa il documento e ha finito, quindi la pagina è pensata prima di tutto per questo.

Poi è semplicemente il tuo documento

Un file caricato diventa subito una scansione del tuo documento e passa per lo stesso riconoscimento di tutto il resto. Quando apri il documento i valori sono già estratti, ciascuno con la pagina da cui proviene. Ogni scansione è etichettata con la sua provenienza, così vedi cosa ha inviato il cliente e cosa hai aggiunto tu.

Nulla a valle è trattato come caso speciale: generazione, fonti e quote funzionano esattamente come prima. L'unica cosa cambiata è chi ha fatto il caricamento.

Il link è una porta, quindi ha delle serrature

Un link è un indirizzo pubblico, e lo trattiamo come tale. Tre limiti vengono verificati a ogni singola visita, non ripuliti più tardi da un processo:

• Scade. Sette giorni per impostazione predefinita, trenta al massimo. Dopo, è morto.
• Ha un limite. Venti file per impostazione predefinita. Una volta arrivati, smette di accettarne.
• Puoi chiuderlo. Chiudi il link ha effetto immediato; chi lo apre dopo viene informato che non funziona più, e di nient'altro.

L'indirizzo stesso è composto da trentadue caratteri casuali, la pagina non viene mai indicizzata, i caricamenti hanno un limite di frequenza e il filtro dei file è lo stesso che superano i tuoi caricamenti: PDF, JPG e PNG, verificati sui byte effettivi e non sul nome del file. Il cliente vede l'elenco dei documenti e nulla della tua area di lavoro, del tuo modello o degli altri tuoi documenti.

Se il cliente usa solo la mail

Alcuni clienti invieranno una mail qualunque cosa tu gli dia. Dove è configurato un indirizzo di raccolta, anche il link ne ha uno: inoltra il messaggio e gli allegati finiscono nel documento, riempiendo in ordine gli spazi vuoti. Ciò che non riusciamo a leggere viene escluso ed elencato nella cronologia del link, così vedi cosa è arrivato e puoi chiedere ciò che manca.

Dove trovarlo

Il pannello si trova nel passaggio di caricamento di qualsiasi documento che stai compilando. Quanti link puoi tenere aperti contemporaneamente dipende dal tuo piano; se hai raggiunto il limite, chiudine uno che non ti serve più. La guida passo passo è nel centro assistenza.

È la prima delle sette funzioni che abbiamo descritto in cosa stiamo costruendo. La prossima raggruppa più documenti dello stesso affare in un'unica pratica, così un solo set di scansioni li compila tutti.