Scoprire le discrepanze prima di firmare

La terza funzione di questa ondata nasce dall'unica cosa che DocuTract ha sempre fatto e gli altri strumenti no: ricorda da dove viene ogni valore. La pagina, la scansione, il campo. Una volta annotato questo, la domanda viene da sé. Se il prodotto conosce il nome sulla visura e il nome sul certificato, perché non li confronta?

Ora lo fa.

Che cos'è un controllo

I controlli li descrivi tu, su un modello o su un intero tipo di pratica. Ce ne sono di cinque tipi, e sono cinque perché è questo che va storto davvero nelle pratiche:

• I valori coincidono. Il nome in un punto contro il nome in un altro. Il confronto è tollerante dove lo sarebbe una persona: "Ivanov O. P." e "Ivanov Oleksandr Petrovych" sono la stessa persona, «LLC "Romashka"» e «LLC Romashka» sono la stessa società, e un numero di conto è lo stesso numero che sia stato digitato con gli spazi o senza. Un controllo che segnalasse questi casi verrebbe disattivato entro una settimana, il che è peggio che non avere controlli affatto.
• Una data non è troppo presto. Una visura che scade prima della fine della locazione è un problema il giorno della firma, non il giorno in cui qualcuno se ne accorge.
• Un totale torna, entro una tolleranza che fissi tu, perché gli arrotondamenti sulla carta sono normali e una riga mancante no.
• Un numero è nell'intervallo. Un canone pari a zero. Una durata di quattrocento mesi.
• Un campo è compilato e, se lo chiedi, compilato da un documento anziché digitato. Quest'ultimo è il preferito silenzioso: un valore digitato è un valore che nessuno ha letto su un foglio.

Avviso o blocco

Ogni controllo è una di due cose. Un avviso compare nella schermata di controllo e non ferma nulla. Un blocco fa quello che dice: il documento non viene generato finché una persona non accetta la discrepanza.

Questa distinzione è l'intera ragione per cui esistono i livelli di gravità. È il tuo ufficio a decidere quali discrepanze non devono arrivare alla firma. Non lo decidiamo noi al posto tuo, e non lasciamo nemmeno passare un blocco di nascosto: il rifiuto avviene nello stesso punto in cui si verifica lo stato del documento, quindi una discrepanza sollevata mentre qualcuno stava leggendo la schermata ferma comunque la generazione avviata un attimo dopo.

Una decisione, registrata

Quando un controllo scatta ricevi il messaggio, entrambi i valori e il campo e la pagina da cui viene ciascuno. Poi un solo comando: Accetta così com'è.

Di proposito non è un'eliminazione. La discrepanza era reale, qualcuno l'ha esaminata e ha deciso che i documenti sono corretti, e questo vale la pena conservarlo: chi l'ha accettata e quando resta registrato, e la discrepanza resta sullo schermo, discretamente, così la persona successiva non riesamina la stessa cosa.

L'accettazione è legata esattamente ai valori che non coincidevano. Se ne modifichi uno in seguito, il controllo riparte e chiede di nuovo. Hai accettato quei valori, non la regola.

Sempre aggiornati, mai d'intralcio

I controlli girano dopo che una scansione è stata letta e dopo che un valore è stato corretto, ogni volta sull'intera pratica, perché un valore che finisce in un documento può risolvere una discrepanza in un altro. Niente da premere, niente da aspettare. Se il controllo stesso non funziona, il tuo documento resta intatto: i controlli sono un aiuto, non un passaggio da cui dipende il flusso.

Sono inclusi in ogni piano. Non sono un prodotto a parte: sono ciò a cui è sempre servito «ogni valore ha una fonte». Le tue regole personali, rispetto a quelle che forniamo noi, fanno parte della personalizzazione a pagamento, come il resto delle impostazioni.

Cosa viene dopo

La quarta funzione è un'anagrafica delle parti: il locatore, il datore di lavoro, la controparte che ridigiti a ogni affare, salvati una sola volta con la fonte di ogni valore e la data in cui è stato letto, così un campo non aggiornato lo dice invece di venire compilato in silenzio.

L'elenco completo è in cosa stiamo costruendo, e la guida passo passo ai controlli è nel centro assistenza.