Min dolgozunk ezután

Mostanáig a DocuTract egyetlen feladatot végzett nagyon jól: egyszer elkészíted a sablont, feltöltöd a szkeneket, és visszakapsz egy kész dokumentumot, minden értékhez rögzített forrással. Ez a feladat pontosan úgy marad, ahogy van. Ami a következő néhány kiadásban változik, az minden, ami körülötte van, mert valójában ott megy el az idő.

Feltettünk magunknak egy egyszerű kérdést: miután egy dokumentum elkészült, mit csinál még kézzel az ember? A válaszokból lett az alábbi hét funkció. Egyenként adjuk ki őket, mindegyikhez egy ilyen bejegyzéssel és egy új szakasszal a súgóközpontban.

1. Dokumentumok bekérése az ügyféltől

Ma a szkeneket te magad töltöd fel. Hamarosan helyette egy egyszer használatos linket küldhetsz az ügyfélnek: megnyitja a böngészőben, behúzza a dokumentumait, és a fájlok már a megfelelő ügyhöz csatolva érkeznek meg a munkaterületedre. Az ő oldalán nem kell fiók, és a fotók sem három különböző üzenetküldőn érkeznek. A link lejár, visszavonható, és csak azokat a formátumokat fogadja el, amelyeket valóban be tudunk olvasni.

2. Ügyek: egy szkenkészlet, több dokumentum

Egy ügylethez ritkán elég egy dokumentum. Egy bérlethez kell maga a bérleti szerződés, egy átadás-átvételi jegyzőkönyv és gyakran egy számla, mindegyik ugyanabból a néhány szkenből kitöltve. Egy ügy csoportosítja őket: a dokumentumokat egyszer töltöd fel, és az ügy minden sablonja ugyanazokat az ellenőrzött értékeket olvassa. Javíts ki egy dátumot egy helyen, és mindenhol helyes lesz.

3. Keresztellenőrzések a dokumentumok között

Amikor két szken eltér egymástól, általában ez az a pillanat, amikor egy hiba átcsúszna. A kivonaton szereplő név nem egyezik a tanúsítványon szereplővel, a kimutatásban lévő összeg ellentmond a feltételeknek, egy dátum kívül esik az időszakon. Ahelyett, hogy abban reménykednénk, hogy valaki észreveszi, a DocuTract összeveti az ügy dokumentumainak értékeit, és még bármilyen generálás előtt megmutatja az ütközéseket.

4. A felek jegyzéke

Ugyanaz a bérbeadó, ugyanaz a cég, ugyanazok a bankadatok, minden új ügyletnél újra begépelve. A felek jegyzéke egyszer tárolja őket: kiválasztasz egy felet, és a mezői kitöltődnek a kártyájáról, míg a szkenek továbbra is kitöltenek mindent, ami az adott ügyre jellemző. Minden generált dokumentum csendben naprakészen tartja a jegyzéket.

5. Feltételes blokkok és sablonverziók

A valódi szerződések nem rögzített szövegek. Egy záradék csak akkor jelenik meg, ha van kaució; a háziállatokról szóló bekezdés egyes bérleti szerződésekbe való, másokba nem. A feltételes blokkokkal egy sablon az adatok alapján vehet fel egy szakaszt, ahelyett hogy öt majdnem egyforma sablont kellene fenntartanod. És mivel a sablonok változnak, mindegyik megőrzi a verzióelőzményeit, így egy múlt hónapban generált dokumentum mindig megmagyarázható.

6. A DocuTract összekapcsolása a saját rendszereiddel

Néhányatoknak már van CRM-je, portálja vagy egy szkriptje, amely tudja, mikor kell egy dokumentum. Egy nyilvános API, a dokumentum elkészültekor jelző webhookok és a kinyert értékek exportja lehetővé teszi, hogy a DocuTract ennek a folyamatnak a része legyen, ne pedig mellette álljon. A kész dokumentum aláírásra küldése ugyanebbe a kiadásba tartozik.

7. Kötegelt generálás

Ugyanaz a sablon, harminc különböző adatkészlet: harminc munkaszerződés, harminc értesítés, harminc igazolás. A kötegelt generálás egy értéktáblázatból vagy ügyek mappájából egyetlen futtatással elkészíti az egész köteget, világos jelentéssel arról, mi sikerült és mihez kell ember.

Hogyan érkezik mindez

Minden funkció külön kiadás. Amikor egy elkészül, a következőket találod:

• egy bejegyzést itt, amely elmagyarázza, mit csinál és hogyan néz ki a felületen,
• egy új szakaszt a súgóközpontban a lépésről lépésre szóló útmutatóval,
• és magát a funkciót, élesben a munkaterületeden.

A listán semmi sem változtat azon, hogyan működik az alapfunkció, vagy amiért már fizetsz. Ha a hét közül valamelyik fontosabb neked a többinél, szólj nekünk a kapcsolati oldalon, és előrébb kerül a sorban.