Sablon a dokumentumból, amely már megvan

Minden irodának megvannak már a sablonjai. Csak nem így hívják őket: ezek a múlt havi szerződések egy másik ügyfél nevével, «szerzodes_vegleges_2.docx» néven elmentve. Ha valamelyikből igazi sablont akartál csinálni, eddig meg kellett nyitnod, és kézzel minden nevet, dátumot és számot egy {{full_name}}-hez hasonló jelölőre cserélned. Egy tízoldalas megállapodásnál ez egy egész délután, és könnyű kihagyni azt az egy dátumot a hetedik oldalon.

Ez a lépés mostantól nem kötelező.

Két út

Sablon létrehozásakor kiválasztod, hogyan adod át a DocuTractnak a dokumentumodat:

• Jelölőket tartalmazó dokumentum. Ha már használsz {{placeholder}} jelölőket, töltsd fel a fájlt, és a DocuTract megtalálja és felsorolja őket, hogy összekösd őket a forrásukkal.
• Hagyományos kész dokumentum. Töltsd fel a szerződést pontosan úgy, ahogy aláírták. A DocuTract elolvassa, és javasolja azokat a helyeket, amelyek egy adott ügyfélre vagy ügyletre vonatkozó adatnak tűnnek: neveket, dátumokat, dokumentumszámokat, címeket, összegeket. Átnézed a javaslatokat, megtartod, ami helyes, elveted, ami nem, és ezekből lesznek a sablon mezői.

Minden más úgy marad, ahogy az ügyvéded vagy a könyvelőd megírta: a szövegezés, a formázás, a betűtípusok, a pontok számozása.

A varázsló lépésről lépésre

A varázsló három lépésben vezet végig:

1. Szkentípusok. Mely dokumentumokból töltjük ki ezt a sablont: útlevélből, cégkivonatból, forgalmi engedélyből. Válassz a katalógusból, vagy írd le a sajátodat.
2. Mezők. Az egyes szkenekből mely értékeket szeretnéd kiolvasni.
3. Mintadokumentum. Töltsd fel a .docx fájlt. A DocuTract hozzárendeli a mezőit a második lépés értékeihez, és megmutatja, hogyan töltődik ki a dokumentum egyes helyei.

Minden mező kap egy forrást. A szken azt jelenti, hogy egy feltöltött dokumentumból olvassuk ki. A rendszer azt jelenti, hogy magától töltődik ki: a mai dátum, a dokumentumszám, a dokumentumot előkészítő személy. A kézi azt jelenti, hogy valaki kitöltéskor begépeli.

Mi történik a feltöltött dokumentummal

A mintadokumentum szövegét ugyanaz az AI-szolgáltató elemzi, amely a szkenjeidet olvassa, ugyanazokkal a feltételekkel: a sablonod előkészítésére használjuk, és soha nem használjuk modellek tanítására. Hogy melyik szolgáltatóról van szó, és hol kezel adatokat, az Adatfeldolgozási megállapodásunkban szerepel.

Hol kezdd

Vedd azt a dokumentumot, amelyet a csapatod a leggyakrabban gépel újra, azt, amely már tíz kissé eltérő példányban létezik, és töltsd fel a legtisztábbat. Egy sablonfájl legfeljebb 10 MB lehet. A teljes útmutató a súgóközpontban található.