Predložak iz dokumenta koji već imate

Svaki ured već ima svoje predloške. Samo se tako ne zovu: to je ugovor od prošlog mjeseca s imenom drugog klijenta, spremljen kao „ugovor_konacni_2.docx“. Pretvaranje jednog od njih u pravi predložak nekad je značilo otvoriti ga i ručno zamijeniti svako ime, datum i broj oznakom poput {{full_name}}. Na ugovoru od deset stranica to je cijelo poslijepodne, a lako je propustiti onaj jedan datum na sedmoj stranici.

Taj je korak sada neobavezan.

Dva načina

Kad izrađujete predložak, birate kako ćete DocuTractu dati svoj dokument:

• Dokument s oznakama. Ako već koristite oznake {{placeholder}}, učitajte datoteku i DocuTract će ih pronaći i navesti kako biste ih povezali.
• Običan gotov dokument. Učitajte ugovor točno onakav kakav je potpisan. DocuTract ga čita i predlaže mjesta koja izgledaju kao podaci o određenom klijentu ili transakciji: imena, datume, brojeve dokumenata, adrese, iznose. Pregledate prijedloge, zadržite ono što je ispravno, odbacite ono što nije, i oni postaju polja predloška.

Sve ostalo ostaje onako kako su napisali vaš odvjetnik ili računovođa: tekst, oblikovanje, fontovi, numeracija odredbi.

Čarobnjak, korak po korak

Čarobnjak vas vodi kroz tri koraka:

1. Vrste skenova. Iz kojih će se dokumenata ovaj predložak ispunjavati: putovnica, izvadak iz registra, prometna dozvola. Odaberite iz kataloga ili opišite vlastitu.
2. Polja. Za svaki sken, koje vrijednosti želite iz njega pročitati.
3. Primjer dokumenta. Učitajte .docx. DocuTract povezuje njegova polja s vrijednostima iz drugog koraka i pokazuje vam kako će se ispuniti svako mjesto u dokumentu.

Svako polje dobiva izvor. Iz skena znači da se čita iz učitanog dokumenta. Sustav znači da se ispunjava samo: današnji datum, broj dokumenta, osoba koja priprema dokument. Ručni unos znači da ga netko upisuje pri ispunjavanju.

Što se događa s dokumentom koji učitate

Tekst primjera dokumenta analizira isti pružatelj AI usluga koji čita vaše skenove, pod istim uvjetima: koristi se za pripremu vašeg predloška i nikad se ne koristi za treniranje modela. Koji je to pružatelj i gdje obrađuje podatke, navedeno je u našem Ugovoru o obradi podataka.

Odakle početi

Uzmite dokument koji vaš tim najčešće prepisuje, onaj koji već postoji u deset malo različitih kopija, i učitajte najčišću od njih. Datoteka predloška može imati do 10 MB. Cijeli postupak opisan je u centru za pomoć.