Un modèle à partir du document que vous avez déjà

Chaque cabinet a déjà ses modèles. Simplement, ils ne s’appellent pas ainsi : c’est le contrat du mois dernier avec le nom d’un autre client, enregistré sous « contrat_final_2.docx ». En transformer un en véritable modèle impliquait de l’ouvrir et de remplacer à la main chaque nom, chaque date et chaque numéro par un marqueur comme {{full_name}}. Sur un contrat de dix pages, c’est un après-midi, et il est facile de rater la seule date de la page sept.

Cette étape est désormais facultative.

Deux façons de commencer

Lorsque vous créez un modèle, vous choisissez comment fournir votre document à DocuTract :

• Un document avec des marqueurs. Si vous utilisez déjà des marqueurs {{placeholder}}, importez le fichier : DocuTract les trouve et les liste pour que vous les reliiez.
• Un document finalisé ordinaire. Importez le contrat exactement tel qu’il a été signé. DocuTract le lit et propose les endroits qui ressemblent à des données propres à un client ou à une transaction : noms, dates, numéros de documents, adresses, montants. Vous parcourez les propositions, gardez ce qui est juste, écartez le reste, et elles deviennent les champs du modèle.

Tout le reste demeure tel que votre juriste ou votre comptable l’a rédigé : la formulation, la mise en forme, les polices, la numérotation des clauses.

L’assistant, étape par étape

L’assistant vous guide en trois étapes :

1. Types de scan. À partir de quels documents ce modèle sera rempli : un passeport, un extrait de registre, une carte grise. Choisissez-les dans le catalogue ou décrivez les vôtres.
2. Champs. Pour chaque scan, les valeurs que vous voulez y lire.
3. Document d’exemple. Importez le .docx. DocuTract associe ses champs aux valeurs de l’étape deux et vous montre comment chaque endroit du document sera rempli.

Chaque champ reçoit une source. Scan signifie qu’il est lu sur un document importé. Système signifie qu’il se remplit tout seul : la date du jour, un numéro de document, la personne qui prépare le document. Saisie manuelle signifie que quelqu’un le saisit lors du remplissage.

Ce que devient le document que vous importez

Le texte du document d’exemple est analysé par le même prestataire d’IA que celui qui lit vos scans, aux mêmes conditions : il sert à préparer votre modèle et n’est jamais utilisé pour entraîner des modèles. Le nom de ce prestataire et le lieu où il traite les données figurent dans notre Accord de traitement des données.

Par où commencer

Prenez le document que votre équipe ressaisit le plus souvent, celui qui existe déjà en dix exemplaires légèrement différents, et importez le plus propre d’entre eux. Un fichier de modèle peut peser jusqu’à 10 Mo. Le guide complet se trouve dans le centre d’aide.