Malli siitä asiakirjasta, joka sinulla jo on

Jokaisessa toimistossa on jo mallinsa. Niitä ei vain kutsuta malleiksi: ne ovat viime kuun sopimus eri asiakkaan nimellä tallennettuna nimellä ”sopimus_lopullinen_2.docx”. Jos sellaisesta halusi oikean mallin, se piti avata ja korvata käsin jokainen nimi, päivämäärä ja luku merkillä kuten {{full_name}}. Kymmensivuisessa sopimuksessa siihen menee iltapäivä, ja sivun seitsemän ainoa päivämäärä jää helposti huomaamatta.

Tämä vaihe on nyt vapaaehtoinen.

Kaksi tapaa aloittaa

Kun luot mallin, valitset, miten annat asiakirjasi DocuTractille:

• Asiakirja, jossa on merkit. Jos käytät jo {{placeholder}}-merkkejä, lataa tiedosto, niin DocuTract löytää ne ja luettelee ne yhdistettäviksi.
• Tavallinen valmis asiakirja. Lataa sopimus täsmälleen sellaisena kuin se allekirjoitettiin. DocuTract lukee sen ja ehdottaa kohtia, jotka näyttävät tietyn asiakkaan tai kaupan tiedoilta: nimiä, päivämääriä, asiakirjanumeroita, osoitteita, summia. Käyt ehdotukset läpi, säilytät oikeat ja hylkäät väärät, ja niistä tulee mallin kentät.

Kaikki muu jää sellaiseksi kuin juristisi tai kirjanpitäjäsi sen kirjoitti: sanamuoto, muotoilu, fontit, kohtien numerointi.

Ohjattu toiminto vaihe vaiheelta

Ohjattu toiminto vie sinut läpi kolmessa vaiheessa:

1. Skannaustyypit. Mistä asiakirjoista tämä malli täytetään: passi, rekisteriote, ajoneuvon rekisteröintitodistus. Valitse luettelosta tai kuvaile oma.
2. Kentät. Mitkä arvot kustakin skannauksesta halutaan lukea.
3. Esimerkkiasiakirja. Lataa .docx. DocuTract yhdistää sen kentät vaiheen kaksi arvoihin ja näyttää, miten asiakirjan kukin kohta täytetään.

Jokainen kenttä saa lähteen. Skannauksesta tarkoittaa, että se luetaan ladatusta asiakirjasta. Järjestelmä tarkoittaa, että se täyttyy itsestään: tämän päivän päivämäärä, asiakirjan numero, asiakirjan valmistelija. Käsin syötettävä tarkoittaa, että joku kirjoittaa sen täyttäessään.

Mitä lataamallesi asiakirjalle tapahtuu

Esimerkkiasiakirjan tekstin analysoi sama tekoälypalveluntarjoaja, joka lukee skannauksesi, samoin ehdoin: sitä käytetään mallisi valmisteluun, eikä sitä koskaan käytetä mallien kouluttamiseen. Se, mikä palveluntarjoaja on kyseessä ja missä se käsittelee tietoja, on lueteltu tietojenkäsittelysopimuksessamme.

Mistä aloittaa

Ota asiakirja, jota tiimisi kirjoittaa uudelleen useimmin, se, josta on jo kymmenen hieman erilaista kopiota, ja lataa niistä siistein. Mallitiedosto voi olla enintään 10 Mt. Koko läpikäynti on ohjekeskuksessa.