Mida me järgmiseks ehitame

Seni on DocuTract teinud üht tööd väga hästi: lood malli üks kord, laadid üles skaneeringud ja tagasi tuleb valmis dokument, milles iga väärtuse juures on salvestatud allikas. See töö jääb täpselt selliseks, nagu see on. Järgmiste väljalasete jooksul muutub kõik selle ümber, sest just sinna aeg tegelikult kulub.

Esitasime endale lihtsa küsimuse: mida teeb inimene pärast dokumendi loomist veel käsitsi? Vastustest said allpool olevad seitse funktsiooni. Anname need välja ükshaaval, igaüks koos sellise postitusega nagu see ja uue jaotisega abikeskuses.

1. Dokumentide kogumine kliendilt

Praegu laadid skaneeringud ise üles. Peagi saad selle asemel saata kliendile ühekordse lingi: ta avab selle brauseris, lohistab sinna oma dokumendid ja failid jõuavad sinu tööruumi juba õige juhtumi juurde lisatuna. Tema poolel pole kontot vaja ega saabu fotosid kolme erineva sõnumirakenduse kaudu. Link aegub, selle saab tühistada ja see võtab vastu ainult vorminguid, mida me tegelikult lugeda suudame.

2. Juhtumid: üks komplekt skaneeringuid, mitu dokumenti

Üks tehing vajab harva ainult üht dokumenti. Üürimiseks on vaja üürilepingut ennast, vastuvõtuakti ja sageli arvet, mis kõik täidetakse samast peotäiest skaneeringutest. Juhtum rühmitab need: laadid dokumendid üles üks kord ja iga juhtumi mall loeb samu kontrollitud väärtusi. Paranda kuupäev ühes kohas ja see on õige kõikjal.

3. Dokumentidevahelised ristkontrollid

Kui kaks skaneeringut ei kattu, on see tavaliselt hetk, mil viga võiks läbi lipsata. Nimi väljavõttes ei vasta nimele tõendil, summa väljavõttes on vastuolus tingimuste lehega, kuupäev jääb perioodist välja. Selle asemel et loota, et keegi seda märkab, võrdleb DocuTract juhtumi dokumentide väärtusi ja näitab konflikte enne, kui midagi luuakse.

4. Osapoolte kataloog

Sama üürileandja, sama ettevõte, samad pangarekvisiidid, iga uue tehingu jaoks uuesti sisestatud. Osapoolte kataloog salvestab need üks kord: valid osapoole ja selle väljad täidetakse kaardilt, samal ajal kui skaneeringud täidavad endiselt kõik, mis on selle juhtumi eripära. Iga loodud dokument hoiab kataloogi vaikselt ajakohasena.

5. Tingimuslikud plokid ja malliversioonid

Päris lepingud pole fikseeritud tekst. Klausel ilmub ainult siis, kui on tagatisraha; lemmikloomade lõik kuulub mõnda üürilepingusse ja teistesse mitte. Tingimuslikud plokid võimaldavad mallil lisada jaotise andmete põhjal, selle asemel et sundida sind hoidma viit peaaegu identset malli. Ja kuna mallid muutuvad, säilitab igaüks neist versiooniajaloo, nii et eelmisel kuul loodud dokumenti saab alati selgitada.

6. DocuTracti ühendamine sinu enda süsteemidega

Mõnel teist on juba CRM, portaal või skript, mis teab, millal dokumenti vaja on. Avalik API, veebihaagid, mis käivituvad, kui dokument on valmis, ja välja loetud väärtuste eksport võimaldavad DocuTractil olla selle töövoo sees, mitte selle kõrval. Valmis dokumendi allkirjastamiseks saatmine kuulub samasse väljalaskesse.

7. Hulgigenereerimine

Sama mall, kolmkümmend erinevat andmekomplekti: kolmkümmend töölepingut, kolmkümmend teadet, kolmkümmend tõendit. Hulgigenereerimine võtab väärtuste tabeli või juhtumite kausta ja loob kogu virna ühe käivitusega, koos selge aruandega selle kohta, mis õnnestus ja mis vajab inimest.

Kuidas see saabub

Iga funktsioon on eraldi väljalase. Kui üks neist välja tuleb, leiad:

• siit postituse, mis selgitab, mida see teeb ja kuidas see liideses välja näeb,
• uue jaotise abikeskuses samm-sammulise juhendiga,
• ja funktsiooni enda, kasutusel sinu tööruumis.

Miski loendis ei muuda seda, kuidas põhiosa töötab või mille eest sa juba maksad. Kui üks neist seitsmest on sulle teistest olulisem, anna meile teada kontaktilehel ja see liigub järjekorras ettepoole.