Una plantilla a partir del documento que ya tienes

Todos los despachos ya tienen sus plantillas. Solo que no se llaman así: son el contrato del mes pasado con el nombre de otro cliente, guardado como «contrato_final_2.docx». Convertir uno de ellos en una plantilla de verdad significaba abrirlo y sustituir a mano cada nombre, fecha y número por un marcador como {{full_name}}. En un acuerdo de diez páginas eso es una tarde entera, y es fácil que se escape la única fecha de la página siete.

Ese paso ahora es opcional.

Dos formas de empezar

Al crear una plantilla eliges cómo darle tu documento a DocuTract:

• Un documento con marcadores. Si ya usas marcadores {{placeholder}}, sube el archivo y DocuTract los encuentra y te los enumera para que los conectes.
• Un documento terminado normal. Sube el contrato tal como se firmó. DocuTract lo lee y te propone los puntos que parecen datos de un cliente u operación concretos: nombres, fechas, números de documento, direcciones, importes. Revisas las propuestas, conservas las correctas, descartas las que no lo son, y se convierten en los campos de la plantilla.

Todo lo demás se queda tal como lo redactó tu abogado o tu contable: la redacción, el formato, las fuentes, la numeración de las cláusulas.

El asistente, paso a paso

El asistente te guía en tres pasos:

1. Tipos de escaneo. A partir de qué documentos se rellenará esta plantilla: un pasaporte, un extracto registral, un permiso de circulación. Elígelos del catálogo o describe los tuyos.
2. Campos. Para cada escaneo, qué valores quieres que se lean de él.
3. Documento de ejemplo. Sube el .docx. DocuTract empareja sus campos con los valores del paso dos y te muestra cómo se rellenará cada punto del documento.

Cada campo recibe una fuente. De un escaneo significa que se lee de un documento subido. Sistema significa que se rellena solo: la fecha de hoy, un número de documento, la persona que prepara el documento. Entrada manual significa que alguien lo escribe al rellenar.

Qué pasa con el documento que subes

El texto del documento de ejemplo lo analiza el mismo proveedor de IA que lee tus escaneos, en las mismas condiciones: se usa para preparar tu plantilla y nunca para entrenar modelos. Qué proveedor es y dónde trata los datos se indica en nuestro Acuerdo de tratamiento de datos.

Por dónde empezar

Toma el documento que tu equipo vuelve a teclear más a menudo, el que ya existe en diez copias ligeramente distintas, y sube la más limpia. Un archivo de plantilla puede ocupar hasta 10 MB. El recorrido completo está en el centro de ayuda.