Ένα πρότυπο από το έγγραφο που ήδη έχετε

Κάθε γραφείο έχει ήδη τα πρότυπά του. Απλώς δεν τα λέει έτσι: είναι το συμβόλαιο του προηγούμενου μήνα με το όνομα άλλου πελάτη, αποθηκευμένο ως «contract_final_2.docx». Για να γίνει ένα από αυτά πραγματικό πρότυπο, έπρεπε μέχρι τώρα να το ανοίξετε και να αντικαταστήσετε με το χέρι κάθε όνομα, ημερομηνία και αριθμό με ένα σημάδι όπως {{full_name}}. Σε μια σύμβαση δέκα σελίδων αυτό σημαίνει ένα ολόκληρο απόγευμα, και είναι εύκολο να ξεφύγει εκείνη η μία ημερομηνία στη σελίδα επτά.

Αυτό το βήμα είναι πλέον προαιρετικό.

Δύο τρόποι να ξεκινήσετε

Όταν δημιουργείτε ένα πρότυπο, επιλέγετε πώς θα δώσετε το έγγραφό σας στο DocuTract:

• Ένα έγγραφο με σημάδια. Αν ήδη χρησιμοποιείτε σύμβολα θέσης {{placeholder}}, ανεβάστε το αρχείο και το DocuTract τα βρίσκει και σας τα παραθέτει για να τα συνδέσετε.
• Ένα συνηθισμένο έτοιμο έγγραφο. Ανεβάστε το συμβόλαιο ακριβώς όπως υπογράφηκε. Το DocuTract το διαβάζει και προτείνει τα σημεία που μοιάζουν με στοιχεία ενός συγκεκριμένου πελάτη ή μιας συναλλαγής: ονόματα, ημερομηνίες, αριθμούς εγγράφων, διευθύνσεις, ποσά. Εσείς ελέγχετε τις προτάσεις, κρατάτε ό,τι είναι σωστό, απορρίπτετε ό,τι δεν είναι, και αυτές γίνονται τα πεδία του προτύπου.

Όλα τα υπόλοιπα μένουν όπως τα έγραψε ο δικηγόρος ή ο λογιστής σας: η διατύπωση, η μορφοποίηση, οι γραμματοσειρές, η αρίθμηση των άρθρων.

Ο οδηγός, βήμα προς βήμα

Ο Οδηγός σας καθοδηγεί σε τρία βήματα:

1. Τύποι σαρώσεων. Από ποια έγγραφα θα συμπληρώνεται αυτό το πρότυπο: διαβατήριο, απόσπασμα μητρώου, άδεια κυκλοφορίας οχήματος. Επιλέξτε από τον κατάλογο ή περιγράψτε τον δικό σας.
2. Πεδία. Για κάθε σάρωση, ποιες τιμές θέλετε να διαβάζονται από αυτήν.
3. Παράδειγμα εγγράφου. Ανεβάστε το .docx. Το DocuTract αντιστοιχίζει τα πεδία του με τις τιμές του δεύτερου βήματος και σας δείχνει πώς θα συμπληρωθεί κάθε σημείο του εγγράφου.

Κάθε πεδίο παίρνει μια πηγή. Σάρωση σημαίνει ότι διαβάζεται από ένα έγγραφο που ανεβάσατε. Σύστημα σημαίνει ότι συμπληρώνεται μόνο του: η σημερινή ημερομηνία, ένας αριθμός εγγράφου, το πρόσωπο που ετοιμάζει το έγγραφο. Χειροκίνητη εισαγωγή σημαίνει ότι κάποιος την πληκτρολογεί κατά τη συμπλήρωση.

Τι γίνεται με το έγγραφο που ανεβάζετε

Το κείμενο του παραδείγματος εγγράφου αναλύεται από τον ίδιο πάροχο τεχνητής νοημοσύνης που διαβάζει τις σαρώσεις σας, με τους ίδιους όρους: χρησιμοποιείται για να προετοιμαστεί το πρότυπό σας και δεν χρησιμοποιείται ποτέ για την εκπαίδευση μοντέλων. Ποιος είναι αυτός ο πάροχος και πού επεξεργάζεται δεδομένα αναφέρεται στη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων μας.

Από πού να ξεκινήσετε

Πάρτε το έγγραφο που η ομάδα σας ξαναπληκτρολογεί πιο συχνά, εκείνο που υπάρχει ήδη σε δέκα ελαφρώς διαφορετικά αντίγραφα, και ανεβάστε το πιο καθαρό από αυτά. Ένα αρχείο προτύπου μπορεί να έχει μέγεθος έως 10 MB. Ο πλήρης οδηγός βρίσκεται στο κέντρο βοήθειας.