En skabelon ud fra det dokument, du allerede har

Alle kontorer har allerede deres skabeloner. De hedder bare ikke det: de er sidste måneds kontrakt med en anden klients navn, gemt som »kontrakt_endelig_2.docx«. At gøre en af dem til en rigtig skabelon betød hidtil, at man åbnede den og i hånden erstattede hvert navn, hver dato og hvert tal med en markør som {{full_name}}. På en aftale på ti sider er det en eftermiddag, og det er let at overse den ene dato på side syv.

Det trin er nu valgfrit.

To veje ind

Når du opretter en skabelon, vælger du, hvordan du giver DocuTract dit dokument:

• Et dokument med markører. Hvis du allerede bruger {{placeholder}}-markører, så upload filen, så finder DocuTract dem og viser dem, så du kan koble dem.
• Et almindeligt færdigt dokument. Upload kontrakten præcis, som den blev underskrevet. DocuTract læser den og foreslår de steder, der ligner data om en bestemt klient eller handel: navne, datoer, dokumentnumre, adresser, beløb. Du gennemgår forslagene, beholder det, der er rigtigt, dropper det, der ikke er, og så bliver de til skabelonens felter.

Alt andet forbliver, som din advokat eller revisor skrev det: ordlyden, formateringen, skrifttyperne, nummereringen af klausulerne.

Guiden, trin for trin

Guiden fører dig igennem det i tre trin:

1. Scanningstyper. Hvilke dokumenter skabelonen skal udfyldes fra: et pas, en registerudskrift, en registreringsattest for et køretøj. Vælg fra kataloget, eller beskriv din egen.
2. Felter. For hver scanning, hvilke værdier du vil have læst fra den.
3. Eksempeldokument. Upload .docx-filen. DocuTract matcher dens felter med værdierne fra trin to og viser dig, hvordan hvert sted i dokumentet vil blive udfyldt.

Hvert felt får en kilde. Fra en scanning betyder, at det læses fra et uploadet dokument. System betyder, at det udfyldes af sig selv: dagens dato, et dokumentnummer, den person, der forbereder dokumentet. Manuel indtastning betyder, at nogen skriver det under udfyldningen.

Hvad der sker med det dokument, du uploader

Teksten i eksempeldokumentet analyseres af den samme AI-udbyder, som læser dine scanninger, på de samme vilkår: den bruges til at forberede din skabelon og bruges aldrig til at træne modeller. Hvilken udbyder det er, og hvor den behandler data, står i vores Databehandleraftale.

Hvor du skal starte

Tag det dokument, dit team oftest taster af, det, der allerede findes i ti lidt forskellige kopier, og upload den reneste af dem. En skabelonfil kan være på op til 10 MB. Hele gennemgangen står i hjælpecentret.