Údaje, které pokaždé vypisujete znovu

Příprava dokumentů má zvláštní druh nudy, který s dokumenty nemá nic společného. Stejný pronajímatel se objeví v devíti nájemních smlouvách ročně. Registrační kód stejné firmy se vypisuje pokaždé, když někdo připravuje fakturu. Nikdo už je nečte ze skenu; čtou je z posledního dokumentu, z lepicího papírku nebo z paměti.

DocuTract si je teď pamatuje, a to poctivě.

Uloženo z obrazovky, na kterou se už díváte

Správná chvíle uložit protistranu je chvíle, kdy někdo právě potvrdil její údaje. Ovládací prvek je proto na obrazovce kontroly, vedle hodnot: Uložit tuto stranu. Karta se sestaví z toho, co je na obrazovce, se skenem, ze kterého každá hodnota pochází, a datem, kdy byla přečtena.

V té poslední části je celý návrh. Uložený bankovní účet je užitečný. Uložený bankovní účet s poznámkou „přečteno 3. března“ je užitečný a poctivý, protože ten, kdo ho používá, vidí, nakolik mu může věřit.

Vyplněno zpět, aniž by vám to šlapalo do cesty

Při přípravě dalšího dokumentu vyberte stranu a její pole se vyplní. Dvě omezení, obě záměrná:

• Mění se jen pole, která vaše šablona čte ze skenu. Hodnota, kterou šablona vypočítá nebo kterou vždy píšete sami, je vaše.
• Hodnota, kterou jste sami opravili, se nikdy nepřepíše. Adresář je výchozí bod, ne druhý názor na vaše rozhodnutí.

A původ hodnot vydrží i cestu tam a zpět: karta si pamatuje sken, ze kterého byla hodnota přečtena, takže dokument vyplněný z adresáře stále umí na otázku „odkud se to vzalo“ odpovědět stránkou, a ne pokrčením ramen.

Co je dost staré, to se přizná

Po šesti měsících je hodnota na kartě i všude, kde se nabízí, označena „prosím znovu ověřte“. Nabízí se i tak. Vy víte, zda se bankovní účet změnil; my ne, a produkt, který by ho potichu zadržel, by o tom rozhodoval za vás.

Změna hodnoty nesmaže ani tu starou. Předchozí hodnota zůstává jako historie, takže otázka „co stálo na kartě, když se ten dokument generoval“ má odpověď.

Archivováno, ne smazáno

Strana, která už není aktuální, se archivuje. Dokumenty, které jste už vygenerovali, odkazují zpět na kartu a uklizený seznam nestojí za přerušení tohoto propojení. Archivovaná karta zmizí z výběru a zůstane v záznamech.

Kde je k dispozici

Adresář je součástí tarifu Pro a vyšších. Pokud pracovní prostor přejde na tarif bez něj, ponechá si, co má, a dál z toho může vyplňovat dokumenty; jen přidávání a změny karet přestanou fungovat. Brát lidem data, která tam sami vložili, by byl zvláštní způsob, jak prodávat tarif.

Co bude dál

Pátou funkcí jsou podmíněné bloky a verze šablon: ustanovení, které se objeví jen tehdy, když existuje ručitel, sekce opakovaná pro každého nájemce a záznam o tom, z jaké verze šablony každý dokument vznikl.

Celý seznam najdete v článku na čem pracujeme dál a postup pro adresář krok za krokem v centru nápovědy.