Na čem pracujeme dál

DocuTract až dosud dělal velmi dobře jednu práci: šablonu vytvoříte jednou, nahrajete skeny a vrátí se vám hotový dokument se zdrojem zaznamenaným u každé hodnoty. Tato práce zůstává přesně taková, jaká je. V několika příštích verzích se změní vše kolem ní, protože právě tam čas skutečně mizí.

Položili jsme si jednoduchou otázku: co po vygenerování dokumentu člověk ještě dělá ručně? Z odpovědí vzniklo sedm funkcí níže. Budeme je vydávat po jedné, každou s článkem, jako je tento, a s novou sekcí v centru nápovědy.

1. Sběr dokumentů od klienta

Dnes nahráváte skeny sami. Brzy budete moci klientovi místo toho poslat jednorázový odkaz: otevře ho v prohlížeči, vloží své dokumenty a soubory dorazí do vašeho pracovního prostoru už připojené ke správnému případu. Na jeho straně není potřeba žádný účet a fotky nebudou chodit třemi různými messengery. Platnost odkazu vyprší, lze ho zrušit a přijímá jen formáty, které skutečně umíme přečíst.

2. Případy: jedna sada skenů, několik dokumentů

Jeden obchod málokdy potřebuje jen jeden dokument. Nájem potřebuje samotnou nájemní smlouvu, předávací protokol a často i fakturu, vše vyplněné ze stejné hrstky skenů. Případ je seskupí: dokumenty nahrajete jednou a každá šablona v případu čte stejné ověřené hodnoty. Opravte datum na jednom místě a bude správně všude.

3. Křížové kontroly mezi dokumenty

Když se dva skeny neshodují, je to obvykle chvíle, kdy by chyba proklouzla. Jméno na výpisu neodpovídá jménu na osvědčení, částka ve výkazu odporuje podmínkám, datum leží mimo období. Místo spoléhání na to, že si toho někdo všimne, DocuTract porovná hodnoty napříč dokumenty v případu a ukáže rozpory dřív, než cokoli vygenerujete.

4. Adresář stran

Stejný pronajímatel, stejná firma, stejné bankovní údaje, znovu vypisované u každého nového obchodu. Adresář stran je uloží jednou: vyberete stranu a její pole se vyplní z karty, zatímco skeny dál vyplňují vše, co je specifické pro tento případ. Každý vygenerovaný dokument adresář nenápadně udržuje aktuální.

5. Podmíněné bloky a verze šablon

Skutečné smlouvy nejsou pevný text. Ustanovení se objeví, jen když je složena jistota; odstavec o domácích zvířatech patří do některých nájemních smluv a do jiných ne. Podmíněné bloky umožní šabloně zahrnout sekci podle údajů, místo abyste museli udržovat pět téměř stejných šablon. A protože se šablony mění, každá si povede historii verzí, takže dokument vygenerovaný minulý měsíc bude vždy možné vysvětlit.

6. Propojení DocuTract s vašimi systémy

Někteří z vás už mají CRM, portál nebo skript, který ví, kdy je dokument potřeba. Veřejné API, webhooky, které se spustí, když je dokument hotový, a exporty vytěžených hodnot umožní, aby DocuTract fungoval uvnitř tohoto postupu, ne vedle něj. Do stejné verze patří i odeslání hotového dokumentu k podpisu.

7. Dávkové generování

Stejná šablona, třicet různých sad údajů: třicet pracovních smluv, třicet oznámení, třicet potvrzení. Dávkové generování vezme tabulku hodnot nebo složku případů a vytvoří celou hromádku v jednom běhu, s přehlednou zprávou o tom, co se podařilo a co potřebuje člověka.

Jak to bude přicházet

Každá funkce je samostatná verze. Když nějaká vyjde, najdete:

zde článek, který vysvětlí, co dělá a jak vypadá v rozhraní,
novou sekci v centru nápovědy s postupem krok za krokem,
a samotnou funkci, spuštěnou ve vašem pracovním prostoru.

Nic v tomto seznamu nemění, jak funguje jádro, ani to, za co už platíte. Pokud je pro vás některá z těchto sedmi důležitější než ostatní, řekněte nám to na stránce s kontakty a posune se ve frontě výš.