Pošlete odkaz, místo abyste se honili za soubory

Až do dneška DocuTract začínal o krok později, než by měl. Než jste mohli cokoli vyplnit, musel někdo posbírat skeny: fotku v jednom messengeru, PDF přiložené k e-mailu, druhou kopii téže stránky, protože první byla nečitelná. Produkt svou část odvedl za pár sekund, po celém dopoledni administrativy, se kterou neměl nic společného.

Tento krok je teď součástí produktu.

Požádáte a klient pošle

Otevřete dokument, který připravujete, a klikněte na Vyžádat dokumenty od klienta. DocuTract vytvoří soukromý odkaz, a to je celá akce: zkopírujte ho, pošlete e-mailem, v chatu nebo v messengeru a věnujte se něčemu jinému.

Panel zůstává vedle dokumentu. Ukazuje odkaz, kolik souborů z povoleného počtu už dorazilo a den, kdy přestane fungovat, takže na první pohled vidíte, zda klient svou část splnil, aniž byste se ho museli ptát.

Co klient skutečně uvidí

Jednu stránku v jazyce, ve kterém jste pracovali, a nic dalšího. Žádný účet, žádná registrace, žádná aplikace. Dokumenty k odeslání, u každého jeden ovládací prvek pro nahrání a řádek s formáty, které umíme přečíst.

Už odeslané soubory jsou označeny jako přijato, takže nikdo neposílá stejnou stránku dvakrát. Většina klientů si stránku otevře v telefonu, dokument vyfotí a je hotovo, proto je stránka postavena především pro to.

Pak je to prostě váš dokument

Nahraný soubor se okamžitě stane skenem vašeho dokumentu a projde stejným rozpoznáváním jako všechno ostatní. Než dokument otevřete, hodnoty už jsou vytěžené, každá se stránkou, ze které pochází. Každý sken je označen tím, odkud přišel, takže vidíte, co poslal klient a co jste přidali sami.

Nic dalšího se neřeší zvlášť: generování, zdroje a limity fungují přesně jako dřív. Změnilo se jen to, kdo soubory nahrál.

Odkaz jsou dveře, takže mají zámky

Odkaz je veřejná adresa a tak s ním také zacházíme. Tři limity se kontrolují při každé jednotlivé návštěvě, ne až dodatečně nějakou úlohou na pozadí:

• Platnost vyprší. Standardně za sedm dní, nejvýše za třicet. Pak odkaz přestane fungovat.
• Má omezený počet. Standardně dvacet souborů. Jakmile dorazí, odkaz přestane přijímat.
• Můžete ho uzavřít. Uzavřít odkaz platí okamžitě; kdo ho poté otevře, dozví se, že už nefunguje, a nic dalšího.

Samotná adresa je třicet dva náhodných znaků, stránka se nikdy neindexuje, nahrávání má omezenou rychlost a vstupní kontrola souborů je stejná, jakou procházejí vaše vlastní nahrávání: PDF, JPG a PNG, ověřované podle skutečného obsahu, ne podle názvu souboru. Klient vidí seznam dokumentů a nic o vašem pracovním prostoru, šabloně ani ostatních dokumentech.

Když klient používá jen e-mail

Někteří klienti pošlou e-mail, ať jim dáte cokoli. Pokud je nastavena adresa pro příjem, má ji i odkaz: přepošlete zprávu a přílohy dorazí do dokumentu a postupně zaplní prázdné pozice. Co neumíme přečíst, se vynechá a uvede v historii odkazu, takže vidíte, co dorazilo, a můžete si říct o to, co chybí.

Kde to najdete

Panel je v kroku nahrávání u každého dokumentu, který vyplňujete. Kolik odkazů můžete mít otevřených současně, závisí na vašem tarifu; pokud jste dosáhli limitu, uzavřete odkaz, který už nepotřebujete. Postup krok za krokem najdete v centru nápovědy.

Toto je první ze sedmi funkcí, které jsme popsali v článku na čem pracujeme dál. Další seskupí několik dokumentů téhož obchodu do jednoho případu, takže jediná sada skenů vyplní všechny.