Nesrovnalosti zachycené dřív, než podepíšete

Třetí funkce této vlny vychází z jediné věci, kterou DocuTract dělal vždycky a jiné nástroje ne: pamatuje si, odkud každá hodnota pochází. Stránka, sken, pole. Jakmile je tohle zapsané, nabízí se zřejmá otázka. Když produkt zná jméno na výpisu i jméno na osvědčení, proč je neporovnává?

Teď už je porovnává.

Co je kontrola

Kontroly si popisujete sami, u šablony nebo u celého typu případu. Existuje pět druhů a je jich pět proto, že právě tohle se v papírování skutečně pokazí:

• Hodnoty se shodují. Jméno na jednom místě proti jménu na jiném. Porovnání je velkorysé tam, kde by byl velkorysý i člověk: „Ivanov O. P.“ a „Ivanov Oleksandr Petrovyč“ jsou jedna osoba, „TOV ‚Romaška‘“ a „TOV Romaška“ jsou jedna firma a číslo účtu je stejné číslo, ať bylo zadáno s mezerami, nebo bez nich. Kontrolu, která by tohle hlásila, by do týdne někdo vypnul, a to je horší, než nemít kontroly vůbec.
• Datum není příliš brzy. Výpis, jehož platnost skončí dřív než nájem, je problém už v den podpisu, ne až v den, kdy si toho někdo všimne.
• Součet sedí, v rámci tolerance, kterou nastavíte, protože zaokrouhlování na papíře je běžné a chybějící řádek ne.
• Číslo je v rozsahu. Nájemné nula. Doba trvání čtyři sta měsíců.
• Pole je vyplněno, a pokud o to požádáte, vyplněno z dokumentu, nikoli ručně. Tahle poslední je tichý favorit: ručně zadaná hodnota je hodnota, kterou nikdo z papíru nepřečetl.

Varování, nebo stopka

Každá kontrola je jedno ze dvou. Varování se zobrazí na obrazovce kontroly a nic nezastaví. Blokace dělá, co říká: dokument se nevygeneruje, dokud člověk nesoulad nepřijme.

Právě kvůli tomuto rozlišení úrovně závažnosti existují. Vaše kancelář rozhoduje, které nesrovnalosti se nesmějí dostat až k podpisu. Nerozhodujeme to za vás a ani blokaci potichu nepropustíme: odmítnutí probíhá na stejném místě, kde se kontroluje stav dokumentu, takže nesrovnalost zjištěná ve chvíli, kdy si někdo četl obrazovku, stále zastaví generování, které začalo o chvilku později.

Jedno rozhodnutí, zaznamenané

Když kontrola zabere, dostanete zprávu, obě hodnoty a informaci, z jakého pole a stránky každá pochází. A pak jediný ovládací prvek: Přijmout, jak je.

Záměrně nejde o smazání. Nesrovnalost byla skutečná, někdo se na ni podíval a rozhodl, že papíry jsou v pořádku, a to stojí za to uchovat: kdo ji přijal a kdy, zůstává v záznamu a nesrovnalost zůstává na obrazovce, nenápadně, aby další člověk nezkoumal totéž znovu.

Přijetí je navázáno na přesné hodnoty, které se neshodovaly. Změňte později některou z nich a kontrola proběhne znovu a zeptá se znovu. Přijali jste tyto hodnoty, ne pravidlo.

Vždy aktuální, nikdy v cestě

Kontroly probíhají po přečtení skenu a po opravě hodnoty, pokaždé napříč celým případem, protože hodnota, která dorazí do jednoho dokumentu, může vyřešit nesoulad v jiném. Nic nemusíte mačkat, na nic čekat. Pokud selže samotná kontrola, vašeho dokumentu se to nedotkne: kontroly jsou pomůcka, ne krok, na kterém zpracování závisí.

Jsou součástí každého tarifu. Nejsou samostatným produktem, jsou tím, k čemu „každá hodnota má zdroj“ vždycky sloužilo. Vaše vlastní pravidla, na rozdíl od těch, která dodáváme, patří k placenému přizpůsobení, stejně jako ostatní nastavení.

Co bude dál

Čtvrtou funkcí je adresář stran: pronajímatel, zaměstnavatel, protistrana, které u každého obchodu vypisujete znovu, uložení jednou se zdrojem každé hodnoty a datem, kdy byla přečtena, takže zastaralé pole to řekne, místo aby se potichu vyplnilo.

Celý seznam najdete v článku na čem pracujeme dál a postup pro kontroly krok za krokem v centru nápovědy.