Данните, които преписвате всеки път

Има особен вид досада при подготовката на документи, който няма нищо общо с документите. Един и същ наемодател се появява в девет договора за наем годишно. Регистрационният код на една и съща фирма се изписва всеки път, когато някой съставя фактура. Никой вече не ги чете от скан; четат ги от последния документ, от лепящо листче или ги помнят.

DocuTract вече ги пази и ги пази честно.

Запазени от екрана, който вече гледате

Моментът да запазите контрагент е моментът, в който някой току-що е потвърдил неговите данни. Затова бутонът е на екрана за проверка, до стойностите: Запази тази страна. Картата се изгражда от това, което е на екрана, със скана, от който идва всяка стойност, и датата, на която е прочетена.

Тази последна част е целият замисъл. Запазената банкова сметка е полезна. Запазената банкова сметка, на която пише „прочетено на 3 март“, е полезна и честна, защото човекът, който я използва, вижда доколко да ѝ се довери.

Попълнени обратно, без да ви пречат

Изберете страна, когато подготвяте следващия документ, и полетата му се попълват. Две ограничения, и двете умишлени:

• Засягат се само полетата, които шаблонът ви чете от скан. Стойност, която шаблонът изчислява или която винаги въвеждате сами, е ваша.
• Стойност, която сте поправили сами, никога не се презаписва. Указателят е отправна точка, а не второ мнение за вашето решение.

А произходът оцелява при обратния път: картата помни скана, от който е прочетена стойността, така че документ, попълнен от указателя, пак може да отговори на въпроса „откъде е това“ със страница, а не с вдигане на рамене.

Всичко достатъчно старо го казва

След шест месеца стойността се отбелязва с „проверете отново“ на картата и навсякъде, където се предлага. Тя пак се предлага. Вие знаете дали банковата сметка се е сменила; ние не знаем, а продукт, който тихо я скрие, би вземал това решение вместо вас.

Промяната на стойност също не изтрива старата. Предишната стойност остава като история, така че въпросът „какво пишеше на картата, когато е генериран онзи документ“ има отговор.

Архивирани, а не изтрити

Страна, която вече не е актуална, се архивира. Документите, които вече сте генерирали, сочат обратно към картата, а подреждането на един списък не си струва да се прекъсне тази връзка. Архивираната карта изчезва от избора и остава в архива.

Къде се намира

Указателят е част от Pro и по-високите планове. Ако работно пространство премине към план без него, то запазва това, което има, и продължава да попълва документи от него; спира само добавянето и промяната на карти. Да отнемеш данни, които някой е въвел, би бил странен начин да продадеш план.

Какво следва

Петата функция са условните блокове и версиите на шаблоните: клауза, която се появява само когато има поръчител, раздел, повтарян за всеки наемател, и запис с коя версия на шаблона е създаден всеки документ.

Целият списък е в какво създаваме след това, а описанието на указателя стъпка по стъпка е в центъра за помощ.