Изпратете линк, вместо да гоните файлове

До днес DocuTract започваше една стъпка твърде късно. Преди да можете да попълните каквото и да е, някой трябваше да събере скановете: снимка в един месинджър, PDF, прикачен към имейл, второ копие на същата страница, защото първото не се четеше. Продуктът вършеше своята част за секунди, след цяла сутрин административна работа, в която нямаше участие.

Тази стъпка вече е в самия продукт.

Поискайте и клиентът изпраща

Отворете документа, който подготвяте, и кликнете Поискайте документите от клиента. DocuTract създава частен линк и това е цялото действие: копирайте го, изпратете го по имейл, в чат или месинджър и се заемете с нещо друго.

Панелът за приемане на екрана за попълване: линкът, какво е пристигнало и кога изтича

Панелът остава до документа. Той показва линка, колко файла са пристигнали от лимита и деня, в който линкът спира да работи, така че с един поглед да видите дали клиентът е свършил своята част, без да му пишете да питате.

Какво всъщност вижда клиентът

Една страница, на езика, на който сте работили, и нищо друго. Без акаунт, без регистрация, без приложение. Документите за изпращане, по едно поле за качване за всеки и ред, който казва кои формати четем.

Страницата на клиента: списъкът с документи, поле за качване за всеки и първият вече получен

Вече изпратените файлове са отбелязани като получен, така че никой не изпраща една и съща страница два пъти. Повечето клиенти отварят страницата на телефон, снимат документа и са готови, затова страницата е създадена най-вече за това.

Същата страница на телефон

След това това е просто вашият документ

Каченият файл веднага става скан на вашия документ и минава през същото разпознаване като всичко останало. Докато отворите документа, стойностите вече са извлечени, всяка със страницата, от която идва. Всеки скан е отбелязан с това откъде е дошъл, така че виждате какво е изпратил клиентът и какво сте добавили сами.

Нищо по-нататък в процеса не е специален случай: генерирането, източниците и лимитите работят точно както преди. Единственото, което се промени, е кой качва.

Линкът е врата, затова има ключалки

Линкът е публичен адрес и ние се отнасяме към него като към такъв. Три ограничения се проверяват при всяко посещение, а не се почистват по-късно от фонова задача:

Изтича. Седем дни по подразбиране, най-много тридесет. След това спира да работи.
Има лимит. Двадесет файла по подразбиране. Щом пристигнат, спира да приема.
Можете да го затворите. Затвори линка действа незабавно; всеки, който го отвори след това, вижда, че той вече не работи, и не научава нищо друго.

Самият адрес е тридесет и два случайни знака, страницата никога не се индексира, качванията са ограничени по честота, а проверката на файловете е същата, през която минават и вашите собствени качвания: PDF, JPG и PNG, проверени по действителното съдържание, а не по името на файла. Клиентът вижда списъка с документи и нищо за вашето работно пространство, шаблона ви или другите ви документи.

Ако клиентът използва само имейл

Някои клиенти ще изпратят имейл, каквото и да им дадете. Когато е настроен адрес за приемане, линкът също има такъв: препратете съобщението и прикачените файлове попадат в документа, като попълват празните слотове поред. Това, което не можем да прочетем, се пропуска и се изброява в историята на линка, така че да виждате какво е пристигнало и да поискате липсващото.

Къде да го намерите

Панелът е на стъпката за качване на всеки документ, който попълвате. Колко линка можете да държите отворени едновременно, зависи от плана ви; ако сте достигнали лимита, затворете някой, който вече не ви трябва. Описанието стъпка по стъпка е в центъра за помощ.

Това е първата от седемте функции, които описахме в какво създаваме след това. Следващата групира няколко документа от една и съща сделка в едно дело, така че един комплект сканове да попълва всички тях.