Ett lösenord räcker inte längre

Ett DocuTract-konto innehåller passkanningar, registerutdrag och de avtal som har tagits fram från dem. Fram till i dag var det enda som stod mellan de dokumenten och alla andra ett lösenord, och lösenord läcker: de återanvänds, skrivs in på fel sida eller skrivs på en post-it-lapp bredvid skärmen.

Nu öppnar inte ett lösenord ensamt kontot.

Konfigurera det en gång

Öppna Profil och leta upp Tvåfaktorsautentisering. Klicka på Konfigurera en autentiseringsapp så visar DocuTract en QR-kod. Skanna den med valfri autentiseringsapp: Google Authenticator, 1Password, Authy, Microsoft Authenticator eller den som är inbyggd i din lösenords- hanterare. Om kameran inte är ett alternativ visar samma skärm en nyckel som du kan skriva in.

Appen visar sedan en sexsiffrig kod som byts var trettionde sekund. Ange den aktuella för att bekräfta, så är tvåfaktorsautentiseringen på.

Vad som ändras när du loggar in

Efter lösenordet, eller efter inloggning med Google, eller efter att du har följt en inloggningslänk från ett mejl, ber DocuTract om koden från appen. Koden kontrolleras en gång per session; du får inte frågan igen medan du arbetar.

Den som bara har ditt lösenord kommer så långt som till den skärmen och inte längre.

För hela teamet

En arbetsytas ägare kan gå ett steg längre. Under Inställningar för arbetsytan → Säkerhet slår du på Kräv tvåfaktorsautentisering för alla medlemmar. Från och med då ser en medlem som inte har konfigurerat en autentiseringsapp en skärm som ber hen göra det innan arbetsytan öppnas, och inget i den går att nå förrän hen har gjort det.

Två detaljer som spelar roll i praktiken:

• Ägaren går först. Inställningen kan bara slås på när ägarens eget konto har tvåfaktorsautentisering, så att ingen låser ute sig själv från sin egen arbetsyta.
• Det gäller per arbetsyta. Om du är medlem i flera team bestämmer varje ägare för sin egen arbetsyta.

Vår sida av saken

Våra egna administratörer har varit tvungna att använda en andra faktor för att öppna administrationspanelen sedan den dag funktionen släpptes. Regeln vi tillämpar på oss själva är den vi rekommenderar dig.

Om du byter telefon

Innan du återställer eller byter ut telefonen, stäng av tvåfaktorsautentiseringen i Profil och konfigurera den igen på den nya: det tar en minut. Om telefonen redan är borta, skriv till oss från e-postadressen för ditt konto så hjälper vi dig in igen när vi har bekräftat att det är du.

Steg för steg-guiden finns i hjälpcentret.