En mall från dokumentet du redan har

Varje kontor har redan sina mallar. De heter bara inte så: de är förra månadens avtal med en annan kunds namn, sparat som ”avtal_slutlig_2.docx”. Att göra om ett av dem till en riktig mall innebar tidigare att öppna det och för hand byta ut varje namn, datum och nummer mot en markör som {{full_name}}. I ett avtal på tio sidor tar det en eftermiddag, och det är lätt att missa det enda datumet på sidan sju.

Det steget är nu valfritt.

Två vägar in

När du skapar en mall väljer du hur du ger DocuTract ditt dokument:

• Ett dokument med markörer. Om du redan använder markörer som {{placeholder}} laddar du upp filen, så hittar DocuTract dem och listar dem så att du kan koppla dem.
• Ett vanligt färdigt dokument. Ladda upp avtalet precis som det undertecknades. DocuTract läser det och föreslår de ställen som ser ut som uppgifter om en viss kund eller affär: namn, datum, dokumentnummer, adresser, belopp. Du går igenom förslagen, behåller det som är rätt, släpper det som inte är det, och de blir mallens fält.

Allt annat förblir som din jurist eller redovisningskonsult skrev det: formuleringarna, formateringen, typsnitten, numreringen av klausulerna.

Guiden, steg för steg

Guiden leder dig igenom det i tre steg:

1. Skanningstyper. Vilka dokument ska mallen fyllas i från: ett pass, ett registerutdrag, ett registreringsbevis för fordon. Välj från katalogen eller beskriv dina egna.
2. Fält. För varje skanning, vilka värden som ska läsas från den.
3. Exempeldokument. Ladda upp .docx-filen. DocuTract matchar dess fält mot värdena från steg två och visar hur varje ställe i dokumentet kommer att fyllas i.

Varje fält får en källa. Skanning betyder att det läses från ett uppladdat dokument. System betyder att det fylls i av sig självt: dagens datum, ett dokumentnummer, personen som tar fram dokumentet. Manuell betyder att någon skriver in det vid ifyllningen.

Vad som händer med dokumentet du laddar upp

Texten i exempeldokumentet analyseras av samma AI-leverantör som läser dina skanningar, på samma villkor: den används för att förbereda din mall och används aldrig för att träna modeller. Vilken leverantör det är, och var den behandlar uppgifter, står i vårt personuppgiftsbiträdesavtal.

Var du ska börja

Ta det dokument som ditt team skriver av oftast, det som redan finns i tio lite olika kopior, och ladda upp den renaste av dem. En mallfil kan vara upp till 10 MB. Hela genomgången finns i hjälpcentret.