Szablon z dokumentu, który już masz

Każde biuro ma już swoje szablony. Po prostu nikt ich tak nie nazywa: to umowa z zeszłego miesiąca z nazwiskiem innego klienta, zapisana jako „umowa_final_2.docx”. Zamiana takiego pliku w prawdziwy szablon oznaczała dotąd otwarcie go i ręczne zastąpienie każdego nazwiska, daty i numeru znacznikiem w rodzaju {{full_name}}. Przy dziesięciostronicowej umowie to całe popołudnie, a łatwo przeoczyć tę jedną datę na stronie siódmej.

Ten krok jest teraz opcjonalny.

Dwie drogi

Tworząc szablon, wybierasz, jak przekazać DocuTract swój dokument:

• Dokument ze znacznikami. Jeśli już używasz znaczników {{placeholder}}, prześlij plik, a DocuTract je znajdzie i wyświetli listę do powiązania.
• Zwykły gotowy dokument. Prześlij umowę dokładnie w takiej postaci, w jakiej została podpisana. DocuTract ją odczyta i zaproponuje miejsca, które wyglądają na dane konkretnego klienta lub transakcji: nazwiska, daty, numery dokumentów, adresy, kwoty. Przeglądasz propozycje, zachowujesz trafne, odrzucasz pozostałe, a one stają się polami szablonu.

Cała reszta zostaje tak, jak napisał ją Twój prawnik czy księgowy: sformułowania, formatowanie, czcionki, numeracja punktów.

Kreator krok po kroku

Kreator prowadzi Cię przez to w trzech krokach:

1. Typy skanów. Z jakich dokumentów będzie wypełniany ten szablon: paszport, wyciąg z rejestru, dowód rejestracyjny pojazdu. Wybierz z katalogu lub opisz własny.
2. Pola. Dla każdego skanu: które wartości mają być z niego odczytywane.
3. Przykładowy dokument. Prześlij plik .docx. DocuTract dopasuje jego pola do wartości z kroku drugiego i pokaże, jak zostanie wypełnione każde miejsce w dokumencie.

Każde pole ma źródło. Ze skanu oznacza, że jest odczytywane z przesłanego dokumentu. System oznacza, że wypełnia się samo: dzisiejsza data, numer dokumentu, osoba przygotowująca dokument. Wpis ręczny oznacza, że ktoś wpisuje je podczas wypełniania.

Co dzieje się z przesłanym dokumentem

Tekst przykładowego dokumentu analizuje ten sam dostawca AI, który odczytuje Twoje skany, na tych samych warunkach: służy on do przygotowania Twojego szablonu i nigdy nie jest używany do trenowania modeli. Kim jest ten dostawca i gdzie przetwarza dane, podajemy w naszej Umowie powierzenia przetwarzania danych.

Od czego zacząć

Weź dokument, który Twój zespół przepisuje najczęściej – ten, który istnieje już w dziesięciu nieco różnych kopiach – i prześlij najczystszą z nich. Plik szablonu może mieć do 10 MB. Pełny przewodnik znajdziesz w centrum pomocy.