En mal fra dokumentet du allerede har

Hvert kontor har allerede malene sine. De heter bare ikke det: de er forrige måneds kontrakt med en annen kundes navn, lagret som «contract_final_2.docx». Å gjøre en av dem om til en ekte mal betydde tidligere å åpne den og erstatte hvert navn, hver dato og hvert tall med en markør som {{full_name}} for hånd. På en avtale på ti sider er det en hel ettermiddag, og det er lett å overse den ene datoen på side sju.

Det steget er nå valgfritt.

To veier inn

Når du oppretter en mal, velger du hvordan du gir DocuTract dokumentet ditt:

• Et dokument med markører. Hvis du allerede bruker {{placeholder}}-markører, laster du opp filen, så finner DocuTract dem og lister dem opp, klare til å kobles.
• Et vanlig ferdig dokument. Last opp kontrakten nøyaktig slik den ble signert. DocuTract leser den og foreslår stedene som ser ut som data om en bestemt kunde eller handel: navn, datoer, dokumentnumre, adresser, beløp. Du går gjennom forslagene, beholder det som er riktig, dropper det som ikke er det, og de blir malens felt.

Alt annet blir stående slik advokaten eller regnskapsføreren din skrev det: ordlyden, formateringen, skrifttypene, nummereringen av punktene.

Veiviseren, steg for steg

Veiviseren tar deg gjennom det i tre steg:

1. Skanningstyper. Hvilke dokumenter denne malen skal fylles ut fra: et pass, en registerutskrift, et vognkort. Velg fra katalogen eller beskriv din egen.
2. Felt. For hver skanning, hvilke verdier du vil ha lest fra den.
3. Eksempeldokument. Last opp .docx-filen. DocuTract kobler feltene i den til verdiene fra steg to og viser deg hvordan hvert sted i dokumentet blir fylt ut.

Hvert felt får en kilde. Fra en skanning betyr at det leses fra et opplastet dokument. System betyr at det fylles ut av seg selv: dagens dato, et dokumentnummer, personen som klargjør dokumentet. Manuell inntasting betyr at noen skriver det inn under utfyllingen.

Hva som skjer med dokumentet du laster opp

Teksten i eksempeldokumentet analyseres av den samme AI-leverandøren som leser skanningene dine, på de samme vilkårene: den brukes til å klargjøre malen din, og den brukes aldri til å trene modeller. Hvilken leverandør det er, og hvor den behandler data, står i databehandleravtalen vår.

Hvor du begynner

Ta dokumentet teamet ditt oftest skriver av på nytt, det som allerede finnes i ti litt forskjellige kopier, og last opp den reneste av dem. En malfil kan være på opptil 10 MB. Hele gjennomgangen finner du i hjelpesenteret.