Veidne no dokumenta, kas jums jau ir

Katram birojam jau ir savas veidnes. Tikai tās tā nesauc: tas ir pagājušā mēneša līgums ar cita klienta vārdu, saglabāts kā «ligums_galigais_2.docx». Lai pārvērstu kādu no tiem par īstu veidni, agrāk vajadzēja to atvērt un ar roku aizstāt katru vārdu, datumu un skaitli ar marķieri, piemēram, {{full_name}}. Desmit lappušu līgumam tā ir visa pēcpusdiena, un viegli palaist garām to vienu datumu septītajā lappusē.

Tagad šis solis nav obligāts.

Divi ceļi

Veidojot veidni, jūs izvēlaties, kā iedot DocuTract savu dokumentu:

• Dokuments ar marķieriem. Ja jau izmantojat {{placeholder}} marķierus, augšupielādējiet failu, un DocuTract tos atradīs un parādīs sarakstā, lai jūs tos savienotu.
• Parasts gatavs dokuments. Augšupielādējiet līgumu tieši tādu, kāds tas tika parakstīts. DocuTract to nolasa un iesaka vietas, kas izskatās pēc datiem par konkrētu klientu vai darījumu: vārdus, datumus, dokumentu numurus, adreses, summas. Jūs pārskatāt ieteikumus, paturat pareizos, atmetat nepareizos, un tie kļūst par veidnes laukiem.

Viss pārējais paliek tā, kā to uzrakstīja jūsu jurists vai grāmatvedis: formulējumi, formatējums, fonti, punktu numerācija.

Vednis soli pa solim

Vednis jūs izved cauri trim soļiem:

1. Skenējumu tipi. No kādiem dokumentiem šī veidne tiks aizpildīta: pase, reģistra izraksts, transportlīdzekļa reģistrācijas apliecība. Izvēlieties no kataloga vai aprakstiet savu.
2. Lauki. Katram skenējumam — kuras vērtības vēlaties no tā nolasīt.
3. Parauga dokuments. Augšupielādējiet .docx. DocuTract salīdzina tā laukus ar vērtībām no otrā soļa un parāda, kā katra vieta dokumentā tiks aizpildīta.

Katrs lauks saņem avotu. No skenējuma nozīmē, ka tas tiek nolasīts no augšupielādēta dokumenta. Sistēma nozīmē, ka tas aizpildās pats: šodienas datums, dokumenta numurs, persona, kas gatavo dokumentu. Manuāla ievade nozīmē, ka kāds to ieraksta aizpildes laikā.

Kas notiek ar augšupielādēto dokumentu

Parauga dokumenta tekstu analizē tas pats MI pakalpojumu sniedzējs, kas nolasa jūsu skenējumus, ar tiem pašiem noteikumiem: tas tiek izmantots jūsu veidnes sagatavošanai un nekad netiek izmantots modeļu apmācībai. Kurš tas ir pakalpojumu sniedzējs un kur tas apstrādā datus, ir norādīts mūsu Datu apstrādes līgumā.

Ar ko sākt

Paņemiet dokumentu, ko jūsu komanda pārraksta visbiežāk — to, kas jau eksistē desmit nedaudz atšķirīgās kopijās —, un augšupielādējiet tīrāko no tām. Veidnes fails var būt līdz 10 MB. Pilns apraksts ir palīdzības centrā.