Un modello dal documento che hai già

Ogni ufficio ha già i suoi modelli. Solo che non si chiamano così: sono il contratto del mese scorso con il nome di un altro cliente, salvato come «contratto_finale_2.docx». Trasformarne uno in un vero modello significava aprirlo e sostituire a mano ogni nome, data e numero con un segnaposto come {{full_name}}. Su un accordo di dieci pagine è un pomeriggio intero, ed è facile perdersi proprio quella data a pagina sette.

Ora questo passaggio è facoltativo.

Due modi per iniziare

Quando crei un modello scegli come consegnare il documento a DocuTract:

• Un documento con i segnaposto. Se usi già i segnaposto {{placeholder}}, carica il file: DocuTract li trova e te li elenca perché tu li colleghi.
• Un normale documento finito. Carica il contratto esattamente come è stato firmato. DocuTract lo legge e ti propone i punti che sembrano dati di un cliente o di un affare specifico: nomi, date, numeri di documento, indirizzi, importi. Scorri le proposte, tieni quelle giuste, scarta le altre, e diventano i campi del modello.

Tutto il resto resta come l'ha scritto il tuo avvocato o commercialista: il testo, la formattazione, i caratteri, la numerazione delle clausole.

La procedura guidata, passo dopo passo

La Procedura guidata ti accompagna in tre passaggi:

1. Tipi di scansione. Da quali documenti verrà compilato questo modello: un passaporto, una visura camerale, un libretto di circolazione. Scegli dal catalogo o descrivi un tipo tuo.
2. Campi. Per ogni scansione, quali valori vuoi che vengano letti.
3. Documento di esempio. Carica il .docx. DocuTract abbina i suoi campi ai valori del passaggio due e ti mostra come verrà compilato ogni punto del documento.

Ogni campo riceve una fonte. Scansione significa che viene letto da un documento caricato. Sistema significa che si compila da solo: la data di oggi, un numero di documento, la persona che prepara il documento. Inserimento manuale significa che qualcuno lo digita durante la compilazione.

Che fine fa il documento che carichi

Il testo del documento di esempio viene analizzato dallo stesso fornitore di IA che legge le tue scansioni, alle stesse condizioni: serve a preparare il tuo modello e non viene mai usato per addestrare modelli. Quale sia questo fornitore e dove tratti i dati è indicato nel nostro Accordo sul trattamento dei dati.

Da dove cominciare

Prendi il documento che il tuo team ridigita più spesso, quello che esiste già in dieci copie leggermente diverse, e carica la più pulita. Un file modello può pesare fino a 10 MB. La guida completa è nel centro assistenza.