Šablona z dokumentu, který už máte

Každá kancelář už své šablony má. Jen se jim tak neříká: je to smlouva z minulého měsíce se jménem jiného klienta, uložená jako „smlouva_final_2.docx“. Udělat z některé z nich skutečnou šablonu dřív znamenalo otevřít ji a ručně nahradit každé jméno, datum a číslo značkou jako {{full_name}}. U desetistránkové smlouvy to zabere celé odpoledne a snadno přehlédnete jediné datum na sedmé stránce.

Tento krok je teď nepovinný.

Dvě cesty

Při vytváření šablony si vyberete, jak DocuTract předáte svůj dokument:

• Dokument se značkami. Pokud už značky {{placeholder}} používáte, nahrajte soubor a DocuTract je najde a vypíše, abyste je mohli propojit.
• Obyčejný hotový dokument. Nahrajte smlouvu přesně tak, jak byla podepsána. DocuTract ji přečte a navrhne místa, která vypadají jako údaje o konkrétním klientovi nebo obchodu: jména, data, čísla dokladů, adresy, částky. Návrhy projdete, ponecháte, co je správně, zahodíte, co není, a z nich se stanou pole šablony.

Vše ostatní zůstane tak, jak to napsal váš právník nebo účetní: znění, formátování, písma, číslování článků.

Průvodce krok za krokem

Průvodce vás provede třemi kroky:

1. Typy skenů. Z jakých dokumentů se bude tato šablona vyplňovat: pas, výpis z rejstříku, technický průkaz vozidla. Vyberte z katalogu nebo popište vlastní.
2. Pole. U každého skenu, které hodnoty z něj chcete číst.
3. Ukázkový dokument. Nahrajte .docx. DocuTract přiřadí jeho pole k hodnotám z druhého kroku a ukáže vám, jak se bude každé místo v dokumentu vyplňovat.

Každé pole dostane zdroj. Sken znamená, že se čte z nahraného dokumentu. Systém znamená, že se vyplní samo: dnešní datum, číslo dokumentu, osoba, která dokument připravuje. Ručně znamená, že ho někdo při vyplňování napíše.

Co se stane s dokumentem, který nahrajete

Text ukázkového dokumentu analyzuje stejný poskytovatel AI, který čte vaše skeny, za stejných podmínek: použije se k přípravě vaší šablony a nikdy se nepoužije k trénování modelů. O jakého poskytovatele jde a kde údaje zpracovává, uvádí naše Smlouva o zpracování osobních údajů.

Kde začít

Vezměte dokument, který váš tým přepisuje nejčastěji, ten, který už existuje v deseti mírně odlišných kopiích, a nahrajte tu nejčistší z nich. Soubor šablony může mít až 10 MB. Kompletní postup najdete v centru nápovědy.