Шаблон от документа, който вече имате

Всеки офис вече има своите шаблони. Просто не се наричат така: това е договорът от миналия месец с името на друг клиент, запазен като „contract_final_2.docx“. Превръщането на някой от тях в истински шаблон означаваше да го отворите и ръчно да замените всяко име, дата и число с маркер като {{full_name}}. При десетстраничен договор това е цял следобед, а лесно се пропуска единствената дата на седма страница.

Тази стъпка вече не е задължителна.

Два начина

Когато създавате шаблон, избирате как да дадете документа си на DocuTract:

• Документ с маркери. Ако вече използвате маркери {{placeholder}}, качете файла и DocuTract ще ги открие и изброи, за да ги свържете.
• Обикновен готов документ. Качете договора точно такъв, какъвто е подписан. DocuTract го прочита и предлага местата, които изглеждат като данни за конкретен клиент или сделка: имена, дати, номера на документи, адреси, суми. Преглеждате предложенията, запазвате правилните, отхвърляте останалите и те стават полетата на шаблона.

Всичко останало остава така, както го е написал вашият юрист или счетоводител: текстът, форматирането, шрифтовете, номерацията на клаузите.

Съветникът стъпка по стъпка

Съветникът ви превежда през три стъпки:

1. Типове сканове. От кои документи ще се попълва този шаблон: паспорт, извлечение от регистър, свидетелство за регистрация на автомобил. Изберете от каталога или опишете свой.
2. Полета. За всеки скан - кои стойности искате да се прочетат от него.
3. Примерен документ. Качете .docx. DocuTract съпоставя полетата му със стойностите от втората стъпка и ви показва как ще се попълни всяко място в документа.

Всяко поле получава източник. Скан означава, че се чете от качен документ. Системна означава, че се попълва само: днешната дата, номер на документ, човекът, който подготвя документа. Ръчно означава, че някой го въвежда при попълване.

Какво става с документа, който качвате

Текстът на примерния документ се анализира от същия доставчик на AI, който чете скановете ви, при същите условия: използва се за подготовката на вашия шаблон и никога не се използва за обучение на модели. Кой е този доставчик и къде обработва данни, е посочено в нашето Споразумение за обработване на данни.

Откъде да започнете

Вземете документа, който екипът ви преписва най-често - този, който вече съществува в десет леко различни копия, - и качете най-чистия от тях. Файлът на шаблона може да е до 10 MB. Пълното описание е в центъра за помощ.